こんにちは、スマカリの中村です。
コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィス（これらをまとめてフレキシブルオフィスと呼びます）は東京都内だけでも300を超える拠点が存在し、そのサービス・設備も実に様々です。
そこでこの記事では、僕がスマカリの運営で取材をして得た知識を元に、フレキシブルオフィスの基本的なサービス・設備をご紹介して行きたいと思います。
本記事でご紹介しているポイントを把握した上で、オフィスをどう探していけば良いのかについては以下の記事を参考にしてみてください。
目次
スペースについて
共用会議室があるかないか
共用会議室がある場合とない場合があります。
もしお客様の来訪や自社内でのホワイトボード等を使ったミーティングが多い場合は、共用会議室があるコワーキングスペースの方が便利かも知れません。
なお、共用会議室がある場合でも、利用が無料の場合と有料の場合があります。こちらも頻度等をざっくりと計算して、コスト感を把握しておくことをオススメします。
共用休憩スペースがあるかないか
コワーキングスペースとは別に雑談・休憩用のスペースが設けられている場合があります。「ラウンジ」とか「休憩スペース」など、各社毎に呼び方は様々です。
コワーキングスペース自体が休憩もできるリラックスした場であることが多いのですが、別途こういうスペースがあると、よりのびのびと休憩できますね。
プラスアルファの要素かも知れませんが、一応押さえておいた方が良いかも知れません。
喫煙所があるかないか
タバコを吸う人にとっては喫煙所の有無は職場環境の満足度にかなり大きな影響を与えると思います。
オフィスを探しているビジネスオーナーが吸わなかったとしても、従業員が吸う場合は職場に対する満足度が低下する可能性がありますので、そのことも念頭に置いて探すことをお勧めします。
駐車場があるかないか
駐車場が設置されているところと、設置されていないところがあります。
都内であれば駐車場が必要なケースは稀かも知れませんが、自宅から車通勤したい人にとっては重要事項になりますね。
コワーキングスペース運営会社が所有する専用の駐車スペースがある場合もありますが、隣接するコインパーキングを案内される場合もあります。
何にしてもいくらか料金がかかることがほとんどですので、いくらかかるのかは事前に確認しておきましょう。
駐輪場があるかないか
駐輪場が設置されているところと、設置されていないところがあります。
最近は健康志向からか、自宅から職場まで自転車通勤する人が増えているようです。そのような方にウケるのが駐輪スペースです。
駐車場と比較して広いスペースを必要としないためか、無料で駐輪場を提供しているコワーキングスペースもあります。
複数拠点が利用できるか否か
一つの拠点で契約すれば、その他の拠点も利用できる場合があります。これは複数の拠点があるコワーキングスペース専門のサービスですね。
以下の記事でもご紹介しましたが、営業などで外出が多いビジネスパーソンは、空いた時間でカフェで仕事をしたりする場合が多いと思いますが、その際にコンセントを利用できるのかを調べたり、席が空いてなかった場合に別の場所を探したりするのは面倒ですよね。
そういう方は複数拠点の利用が可能な会社と契約すれば、便利になるでしょう。
設備について
複合機があるかないか
コピー、印刷、スキャンなどができる複合機が設置されているコワーキングスペースとそうでないところがあります。
昨今、データでやり取りすることが多くなってきたとは言え、まだまだ紙でのやりとりは多いです。
コンビニでコピー、印刷、スキャンすることも可能ですが、高いし、混んでいることもままあるため、相当不便です。できれば複合機がある場所を選ぶのが良いと思います。
無料Wi-Fiがあるかないか
ほとんどのコワーキングスペースはWi-Fiが用意されていますが、まれに用意されていないところもあります。
用意されていない場合は、有線LANを使ってインターネットに接続する必要があり、仕事のしやすさに直結しますので、確認するようにしましょう。
固定電話回線を引けるか引けないか
コワーキングスペースは他社とスペースを共有する形態のため、電話する際は周囲に気を使って話す必要があります。
そのため、基本的には固定電話は使えない場合が多いです。
以下の記事にコワーキングスペースでの電話利用について記載していますので、合わせてご覧ください。
ただし、コワーキングスペースに併設されている自社専用の個室エリアであれば固定電話回線を引くことも可能な場合がありますので、電話回線を引きたいと考えている場合は、事前にチェックしておくようにしましょう。
なお、固定電話回線の利用料金の実費については各会社負担となることが通常です。
郵便受けがあるかないか
ここで言う「郵便受け」は、一般的にはポストのことですが、コワーキングスペースによってはこれが人が受け取る形になっていたり、そもそもポストや受け取る人がいなかったりする場合もあります。
登記すると様々な重要な書類が届くことになりますので、できればポストがある（または受け取ってくれる人がいる）オフィスを探した方が良いかもしれません。
手荷物用ロッカーがあるかないか
手荷物を入れる個人用ロッカーがあるところと、ないところがあります。
コワーキングスペースは開かれた共有スペースなので、昼食どきやトイレに行くときなどのちょっとした不在時に手荷物用ロッカーがあると重宝します。
コワーキングスペースによってありなしがマチマチなので、チェックしておきましょう。
宅配ロッカーがあるかないか
宅急便などで送られてくる荷物を受け取る宅配ロッカーがあるところと、ないところがあります。
オフィス用品を通販で買ってオフィスに届けるケースはとても多いと思いますが、訪問などでオフィスを不在にしていることが多いために受け取りにくい場合に重宝します。
コワーキングスペースによってありなしがマチマチです。
無料ドリンクサービスがあるかないか
無料ドリンクサービスが提供されているところと、提供されていないところがあります。
無料ドリンクサービスが提供されているところでは、ファミレスに設置されているドリンクサーバーのようなものが設置されていたり、薬局などに置いてあるようなウォーターサーバーが設置されていたりします。場合によってはビールが無料で飲めるところも！
仕事中は気分転換のために飲みのもを飲む機会は多いと思いますが、これが無料で利用できるのはとてもいいですね。
電子レンジがあるかないか
電子レンジの利用可否もコワーキングスペースによってまちまちです。
今はコンビニに電子レンジがあるためそこまで大きな問題はないかも知れませんが、コンビニが混んでいる場合や、コンビニで買っていないもの（例えば、家から持ってきたお弁当など）を温めたい場合はオフィスに電子レンジがあると便利です。
シンクと同様に、電子レンジの有無はコワーキングスペース毎に結構バラつきがあるため、こだわりがある場合は要チェックです。
シンクがあるかないか
シンクの利用可否もコワーキングスペースによってまちまちです。
自宅から持ってきたお弁当を軽く洗ったり、帰社した際に手を洗ったり、するのにシンクがあると便利です。
シンクの有無はコワーキングスペース毎に結構バラつきがあるため、こだわりがある場合は要チェックです。
シャワーがあるかないか
なんと、シャワーがついているコワーキングスペースもあります。
営業など外出が多い方で、かつ、朝から晩までハードに働く方はシャワールームがあるととても重宝しますよね。
シャワーが使えるコワーキングスペースは少ないため、こだわりがある場合はスマカリにシャワー付きで探して欲しい、とご用命ください。
サービスについて
登記できるか否か
コワーキングスペースの所在地に会社を登記することができるところと、そうでないところがあります。
多くのコワーキングスペースが無料で登記することができるようになっています。（当然ですが、会社を登記するために必要な公証人手数料、印紙代、行政書士報酬などは各会社負担となります。）
一部、登記ができないコワーキングスペースも存在しますが、それは多くの場合、行政機関が運営しているスペースであったり、大企業が他企業とのコラボレーションを主目的として運営している特殊なスペースなどです。
契約した後に登記ができないことに気づいた、という事態にならないように、事前に確認しておくことをお勧めします。
有人受付サービスがあるかないか
有人受付サービスが提供されているところと、提供されていないところがあります。
有人受付サービスがあると、お客様来訪時に良いサービスを提供できるというメリットがあります。
他にも、コワーキングスペースの利用の仕方で分からないことがあった場合にすぐに聞ける、という隠れたメリットもあったりします。
有人受付サービスを提供しているコワーキングスペースは、多くの場合、これを無料で提供しています。（受付の方の人件費も賃料に入っていると考えることもできるため、費用との相談になるかも知れません。）
なお、24時間365日利用できるスペースでも、有人受付サービスが提供される時間は平日9:00-18:00などと限定されている場合がほとんどです。
個室の清掃サービスが無料か否か
基本的にはコワーキングスペースは「共用スペースについては無料で清掃」という形が多いです。
ただし、コワーキングスペースに併設されている自社専用の個室については、無料で清掃してくれる場合もあれば、自分で清掃する必要があったり、お願いする場合は清掃代金が発生する場合があります。
個室を契約する可能性のある方は念のためチェックしておいた方が良いでしょう。
その他
社名板表記を設置できるか否か
オフィスの入り口などに社名板を設置できるところと、できないところがあります。
社名版は主に来訪者に会社の所在地を知らせる役割がありますので、来訪者が多い会社の場合はチェックしておいたほうが良いかも知れません。
警備の厳重さと方法
どの程度厳重な警備がなされているのか、また、その方法（人的警備、システム的警備など）は、各社毎に異なります。
スマカリで取材したコワーキングスペースは、ICカードなどを使ったセキュリティシステムを導入していることが多い気がします。
警備について気になる場合は、自社のビジネス特性や会社規模などを鑑み、どの程度のセキュリティが担保されている必要があるのか検討し、オフィスを借りる前に確認することをオススメします。
まとめ
初めてご覧になった方はここまでたくさんのパターンがあるのか、と驚いた方もいらっしゃるかもしれませんが、ここに記載したのはあくまでも基本的なサービスであり、個別に見ていくと更にたくさんの分岐があります。
コワーキングスペースを探す際は上記を参考にして検討を進めてみてください。
著者：Jin Nakamura
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