オフィス探しノウハウ 2020年2月29日

東京でコワーキングスペースを探す際の20のポイント

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こんにちは、スマカリの中村です。

東京都内だけでも300を超えるコワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスが存在しますが、この中からどのように最適なスペースを絞り込んでいけば良いのか、悩ましいところですよね。

別の記事で設備・サービスについての違いを説明しましたが、今回は「契約の中身」に注目して解説していきたいと思います。

空間について

スペース種別

コワーキングスペース、シェアオフィスの定義

コワーキングスペース
いいオフィス 上野 by LIG のコワーキングスペース

コワーキングスペースやシェアオフィスに明確な定義はありませんが、一般的には両方とも「デスクワークや打ち合わせができる広い共有スペースがあり、そのスペースを他社と共有して使う形態」をいいます。

デスクや椅子、プリンター、会議室などは初めから備わっていることが多いです。

コワーキングスペースとシェアオフィスの違いについても明確な定義はありませんが、一般的には「コミュニケーション活性化をテーマにしているか否か」だと思います。

コワーキングスペースは自社または他社とのコミュニケーションを活性化することをテーマにオフィスが設計されており、シェアオフィスは必ずしもそうではありません。

繰り返しになりますが、明確な定義がないため、オフィスを探すときは「コワーキングスペースとシェアオフィスは、広いスペースを他社と共有して使う形態」と、同列に扱った方が分かりやすくて良いと思います。

レンタルオフィスの定義

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CROSSCOOPの個室

レンタルオフィスの明確な定義も存在しませんが、一般的には「デスクや椅子、プリンター、会議室などが初めから備わっている、鍵のかかる自社専用のオフィス空間」を指します。

コワーキングスペース、シェアオフィスとの違いは鍵のかかる自社専用スペースがあるかないかです。

コワーキングスペースやシェアオフィスではなく、レンタルオフィスを借りる理由は様々ですが、自社として個室が必要なのか、必ずしもそうではないのか、考えて種別を選ぶようにしましょう。

広さ

アントレサポート 渋谷 の個室

コワーキングスペースとシェアオフィスの場合は、広いスペースをみんなで共有して使うため、そこまで広さは気にしなくて良いと思いますが、自社専用スペースを借りることになるレンタルオフィスの場合は広さは重要なファクターです。

相場として1人当たり1.0坪( ≒ 1.8m x 1.8m の正方形の面積)〜2.0坪( ≒ 2.6m x 2.6m の正方形の面積)くらいが最適と言われています。

ただ、1人や2人などの少人数の場合は1人当たり1.0坪くらいでもあまり気にならないかも知れませんが、10人などもある程度の人数で1人当たり1.0坪だとだいぶ窮屈に感じると思いますので、あくまでも参考値としてお考えください。

また、将来の人員増加計画も勘案してスペースを探すようにしましょう。

定員

パセラのコワーク 東神田店 の個室

コワーキングスペースとシェアオフィスの場合は、定員という概念が存在しない場合が多いですが、自社専用スペースを借りることになるレンタルオフィスの場合は定員が定められていることが多いです。

「定員以上の人は入居できません」と決まっている場合と、「あくまでも参考値として人数を表示しているだけ」という場合があります。

いずれにしても、定員以上の人数を詰め込むとだいぶ窮屈になると思いますので、直近1年以内に人員増加等で定員をオーバーする可能性がある場合は、そのスペースを借りるのは避けた方がいいかも知れません。

階数

Lexion Roppongi のオフィス窓からの眺望

見落としがちなのですが、オフィスの階数は働きやすさに直結する重要なファクターです。

地下の場合は基本的には日光が入りませんし、エレベーターが少ないビルの高層階はエレベーターで待たされることが多いかも知れません。

内覧を通して階数が働きやすさにマイナスの影響を与えていないか、チェックするようにしましょう。

TEL専用エリア

Business-Airport Roppongi の電話ブース

レンタルオフィスなどの自社専用スペースを借りた場合はあまり気にならないかも知れませんが、コワーキングスペースやシェアオフィスで電話をするとなると、結構周囲の反応が気になるものです。

特に、テレアポなどの営業活動で電話する場合は冷ややかな目線が気になることも。

TEL専用のエリアがあれば、そんな悩みとも無縁になります。

電話をする機会が多い方はTEL専用のエリアの有無についても確認するようにしましょう。

空調

パセラのコワーク 東神田店 の個室にある個別空調

空調システムは大きく分けて「セントラル空調」と「個別空調」があります。

「セントラル空調」は全体の空調を一つのシステムで制御する形式で、「個別空調」はその名の通り個別に空調を調整できる形式です。

コワーキングスペースとシェアオフィスの場合は、広い部屋をいろんな人と共同で利用するため、基本的には「セントラル空調」です。

レンタルオフィスの場合は「セントラル空調」の場合と「個別空調」の場合があります。

基本的には個別空調の方が自社スペースに合った調整ができるため便利です。

窓際の部屋は西日などで他の部屋と比べて暑くなることも多いため、確認しておきたいポイントです。

トイレ仕様

Business-Airport Roppongi の男女別のトイレ

トイレは仕事中にほぼ毎日利用するため、意外と働きやすさに直結します。

トイレの仕様としては、自社が入居するスペースの中(またはすぐ近く)にある場合と、外(または遠い場所)にある場合があります。

また、男女共有の場合と別の場合があります。

特に女性の従業員がいる場合は、室外に男女別のトイレがあるかどうかを確認した方が良いでしょう。

契約について

契約種別

コワーキングスペースやシェアオフィス、レンタルオフィスなどの、いわゆる「フレキシブルオフィス」には、契約種別が大きく分けて3種類あります。

これから契約しようとしているオフィスがどれに該当するのか、しっかりと把握してから契約するようにしましょう。

普通借家契約

普通借家契約の概要としては「借りる側が居続けたいと言えば、基本的にずっと居続けられる契約」です。

借りる側の意向が優先されるため、一般的にこの契約は借りる側に有利な契約と考えて良いと思います。

ただ、この契約には手続きが大変というデメリットもあります。借りる側に有利(貸す側に不利)で、かつ、手続きが大変なので、「普通」と名前がついている割には、コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスの契約ではあまり目にしない契約です。

定期借家契約

定期借家契約の概要としては「契約期間が終わったら、借りる側は出るか、または、再契約を締結する必要のある契約」です。

貸す側、借りる側、どちらの意向にも無関係に単に期間で契約が定まっているため、一般的にこの契約はバランスの取れた契約と言えると思います。

コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスの契約ではたまに見る契約形態です。

ただ、この契約も普通借家契約と同様に手続きが大変というデメリットがあるため、次のサービス利用契約が使われることがよくあります。

サービス利用契約

サービス利用契約の概要としては「貸す側は、不動産を貸しているのではなくサービスを提供しているのですよ。借りる側がそのサービスを利用するためには規約に同意してくださいね。」という内容の契約です。

「不動産を貸しているのではない」という整理をすることにより面倒な手続きをパスすることができます。

コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスの契約でよく見る契約形態です。

最短契約期間

コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスでは、例えば「1ヶ月」とか「3ヶ月」とか「半年」などの、最短契約期間が定められている場合が多いです。

オフィスを契約する場合は、自分が最低でもどのくらいそこにいそうかを検討して、最適な最短契約期間のオフィスを見つけるようにしましょう。

退去時通知

多くの場合、「退去する日の1ヶ月前までに通知してください」などの取り決めがあります。

普通のオフィスの場合は「半年前まで」などもあるのですが、フレキシブルオフィスの場合はだいたい1ヶ月前通知が多いです。

ただ、鍵のかかる個室を借りる場合は「3ヶ月前まで」なども存在します。

これも最短契約期間と同様にオフィス運営事業者に必ず問い合わせるようにしましょう。

契約サイクル

契約サイクルとは、契約契約が満期を迎えたら、その後何ヶ月毎に契約が更新されていくかです。

例えば、最短契約期間が3ヶ月で契約サイクルが1ヶ月の場合、「3ヶ月が過ぎた後は1ヶ月毎の自動更新」という形になります。

あまりないケースですが、契約サイクルが半年など長い場合は退去したいときにできないという問題が発生するかも知れないので、必ず確認するようにしましょう。

利用可能時間

平日は大体利用できることが多いのですが、土曜日、日曜日、祝日は利用できない場合がありますので、ご注意ください。

また、時間も9:00-21:00などと決まっている場合もあれば、24時間利用可能な場所もあります。

副業やサイドビジネスとして利用している場合は平日夜間や土日が利用できる方が良いと思いますし、開発等の拠点にするために24時間利用できる方が良いなどのニーズもあるかもしれません。

自社が快適に仕事をするために、どんな利用可能時間であってほしいかを明確にしてオフィス探しを行いましょう。

料金について

入会金

コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスは通常のオフィスとは異なり、共有休憩スペースの利用や無料ドリンクバーの利用など、付加価値が付いていることが多いため、これの利用に必要な入会金を求められることがあります。

当然無料のところもありますが、かかる場合でも数万円以内が相場です。初期費用として徴収されることが多いため、キャッシュフローを気にされる場合は必ず確認するようにしましょう。

月額賃料

スペースを利用するための月額賃料です。賃料はビルの立地、サービスの充実度、広さなどによって様々です。

スマカリのカウンセリング機能を使えば、予算に応じて最適なオフィスを簡単に探せますので、是非ご利用ください。

なお、賃料は1ヶ月分前払いというケースが多いです。

共益費

共有スペースの清掃やフリードリンクなど、入居している人全員で負担する代金です。これを徴収するオフィス運営事業者もいれば、徴収しない事業者もいますので、確認するようにしましょう。

徴収がある場合、大体が月額費用として徴収されます。

水道光熱費

共益費と似ていますが、特に電気代や水道代、エアコン代として徴収される金額です。通常のオフィスの場合はかかることもあるのですが、徴収されることは稀です。

敷金

退去時の清掃代など、原状回復に必要な費用として徴収される金額です。通常のオフィスの場合はかかることもあるのですが、徴収されることは稀です。

礼金

大家さんに「貸してくれてありがとう」という意味を込めて支払う日本特有の費用です。通常のオフィスの場合はかかることもあるのですが、徴収されることは稀です。

保証金

支払いができなくなったときに補填できるように、「契約の初期段階で保証金を入れて欲しい」と言われるケースがあります。

通常のオフィスの場合はかかることもあるのですが、コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスでは徴収されることは稀です。

なお、保証金はちゃんと支払いを行なっていれば、普通は退去時に戻ってきます。

その他費用

通常かかる必要としては上記に記載した費用がほぼ全てですが、有料の個人用ロッカーなどを契約した場合はオプション代金として月額費用に上乗せされる場合があります。

まとめ

自社に最適なコワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスを探すのは変数が多くてなかなか大変です。オフィスを探す際はスマカリがお手伝いいたしますので、お気軽にお問い合わせください。

著者:Jin Nakamura

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