起業ノウハウ 2020年2月29日

履歴事項全部証明書の取得方法と、知っておきたいポイント

証明証

こんにちは、スマカリの中村です。

法人の身分証明書といっても過言ではない「履歴事項全部証明書」。

銀行口座を開設したり、新たな取引先を開拓するときなど、なにかと手続きをする際に必要になるケースも多いですよね。

僕も起業してすぐの時は「履歴事項全部証明書」のことを全然よく理解していなかったので、この記事では、僕が経験から学んだ履歴事項全部証明書の取得方法や、手数料、有効期限など知っておきたい事項についてまとめたいと思います。

それでは、さっそく見ていきましょう。

履歴事項全部証明書とは?

冒頭で法人の身分証明書だと述べましたが、「履歴事項全部証明書」とは法務局に登録されている証明書のことで、会社情報をはじめとして過去の役員や商号等の変更履歴が記載されています。

昔はそれらの情報は「登記簿」と呼ばれる紙の書類で管理・保存されていたらしいのですが、現在では登記簿の情報をコンピューターを用いて電子データとして管理しているそうです。

この保存された電子データを印刷したものを「登記事項証明書」と呼び、「履歴事項全部証明書」は「登記事項証明書」の中の1つです。

登記事項証明書に含まれる証明書について

登記事項証明書にはいくつかの種類があり、主なものをピックアップしてみました。

現在事項証明書

商号や所在地、会社の設立年月日をはじめとして、取得した時点で有効な会社の情報を示す書類です。

履歴事項全部証明書

現在事項証明書に記載されている内容にプラスして、3年前の元日から今日現在までになされた変更履歴がすべて証明された書類です。

閉鎖事項証明書

すでに閉鎖もしくは取り壊し等により、現在効力がなく履歴事項全部証書にも記載されていない過去の情報が載っています。ここには吸収合併などの履歴も加わります。

基本的に、「あなたの会社の登記簿謄本をちょうだい」と言われた場合には、過去3年分の変更事項が記載された「履歴事項全部証明書」が該当することが多いと思います。

履歴事項全部証明書の申請方法は?

申請する際の前提として、履歴事項全部証明書は手数料を払いさえすれば誰でも気軽に取得することができます。

そのため、その会社と何ら関わりのない人でも履歴事項全部証明書を取得することが可能です。

履歴事項全部証明書の申請方法は以下の3つです。

  • インターネット上で申請手続きを行う
  • 法務局の窓口に出向いて申請する
  • 法務局に対し郵送で申請手続きを行う

それぞれ詳しく紹介していきますので、自分に合った方法を選択すると良いでしょう。

インターネット上で申請手続きを行う

インターネット上で申請手続きを行う

一番簡単に履歴事項全部証明書を取得する方法として、インターネット上から発行申請を行う方法があります。

インターネット上で申請した証明書は郵送で受け取ることもできれば、法務局に出向いて受け取ることもできます。

ネット上で請求することによるメリットとして、忙しい人でもスキマ時間で簡単に証明書の申請を行うことができるだけでなく、窓口で手続きを行うより手数料も安く済むことが挙げられるでしょう。

インターネット申請における証明発行手数料

● 郵送での受取を希望する場合:480円(1通あたり)

● 法務局に出向いて受け取る場合:500円(1通あたり)
不動産登記,商業・法人登記における主な登記手数料|法務省公式HPより)

また、申請時間も窓口より遅い時間まで対応しているため、仕事後であっても余裕もみて申請することが可能です。

申請受付時間

月曜日から金曜日までの8:30〜21:00まで(国民の祝日・休日、12月29日から1月3日までの年末年始を除く。)

オンラインによる登記事項証明書等の交付請求(不動産登記関係)について |法務省公式HPより)

インターネット申請での具体的な手順は、次の通りです。

  1. 登記・供託オンラインシステム申請システムに登録をする
  2. システム上で履歴事項全部証明書の申請手続きを行う
  3. 手数料をインターネットバンキングやATM、Pay-Payなどで支払う
  4. 履歴事項全部証明書を受け取る

そのため、まずは法務局が管理・運営している「登記・供託オンライン申請システム」に利用者登録を済ませることから始めましょう。

法務局の窓口に出向いて申請する

法務局の窓口に出向いて申請する

続いて、一般的に知られる法務局の窓口に出向いて証明書の申請をする方法についてご説明します。

履歴事項全部証明書は、最寄りの登記所であればどこでも請求が可能です。

また、登記所の窓口に証明書発行請求機が設置されている場合、その端末を操作することによって履歴事項全部証明書の交付申請書を作ることができます。

その場合には、申請用紙の記入が不要となるため、手間が一つ省けるでしょう。

証明書発行請求機を設置している登記所の一覧は、以下を参考にしてください。

証明書発行請求機設置場所一覧|法務省公式HPより

なお、窓口で履歴事項全部証明書を申請した場合の手数料は600円(1通あたり)かかります。

手数料の支払いは収入印紙によって行われ、法務局内でも買うことができます。

法務局に対し郵送で申請手続きを行う

法務局に対し、郵送で申請手続きを行う場合の手順は窓口に出向く場合と大差はありませんが、提出が郵送によって行われるところに違いがあります。

そのため郵送する際に使用する封筒だけでなく、返信用封筒の用意も必要となりますので、手間とコストを考えるとオンライン申請か窓口での申請をおすすめします。

履歴事項全部証明書の有効期限は何ヶ月?

「履歴事項全部証明書」の有効期限ですが、「発行日から3ヶ月以内のものを提出してください」といったように提出先が決めているケースがほとんどです。

さまざまな手続きで必要となる書類であることから、使用予定がある場合にはあらかじめ発行から何ヶ月以内であれば受理してもらえるのか、前もって確認しておきましょう。

履歴事項全部証明書の手数料はいくら?

ここで今一度、履歴事項全部証明書の手数料についてまとめてみました。

申請の際、参考になさってください。

  • 書面請求:600円
  • オンライン請求・送付による受取:500円
  • オンライン請求・窓口での受取:480円

まとめ

今回は履歴事項全部証明書の取得方法をはじめ、手数料や有効期限についてまとめました。

履歴事項全部証明書は補助金の申請や会社の調査など、なにかと必要になることも多い書類です。

この先必要になったとき、今回お伝えした内容が少しでも参考になれば幸いです!

著者:Jin Nakamura

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